Asiakashallinta FAQ

Asiakashallinta FAQ

En saanut asennettua ohjelmaa. Kuvake tuli työpöydälle, mutta pyytää taas suorittamaan asennusohjelman. Mikä vikana?

Olette todennäköisesti yrittäneet ajaa työpöydälle ladatun asennusohjelman useaan kertaan. Etsikää Käynnistä-valikosta alavalikko "Ajas 2008". Tämän alta löytyy kuvake, josta aukeaa Ajas.

Mikä on online-version tietokannan nimi?

Tietokannan nimi on ilmoitettu tilausvahvistuksessa. Se on yleensä sama kuin tietokannan käyttäjätunnus.

Minun pitäisi päästä merkitsemään työntekijäkohtaisesti, mihin asti työntekijän vuorolista on valmis internet-sivulla näytettävää ajanvarausta varten. Miten tämä onnistuu?

• Tehkää jokaiselle työntekijälle oma ryhmä, jonka tyovuorolista käsittää on aamusta iltaan toimivan työviikon, joka näytetään netissä. (jokaiselle tekijälle yksi oma ryhmä, lista ja työvuorovaihtoehto)
• Työntekijän kalenterista voidaan nyt maalata "Ei vuorossa" -toiminnon avulla pois ne ajat, joina hän ei ole töissä.
• Vuoron kestoksi asetetaan tästä hetkestä alkaen johonkin päivään saakka.
• Työvuorolistan viimeistä päivää voidaan muuttaa sitä mukaa, mitä pidemmälle vuorot on luotu valmiiksi.

Jostain syystä en saa yrityksen pdf-muotoista logoa laskuihin. Johtuuko tiedoston muodosta?

Johtuu juurikin tiedoston muodosta. Tiedoston on oltava jpg, gif, bmp tai png. Pdf ei toimi.

Pystyykö asiakastiedoista ottamaan backupin lokaalikoneelle ?

Kyllä. Se onnistuu valikosta "Tiedosto" -> "Tietokannan varmennus". Tältä lomakkeelta voit vapaasti valita tallennuspaikan, minne paikallisen tietokannan varmuuskopio halutaan sijoittaa. Suosittelemme tallentamaan tiedoston esimerkiksi usb-tikulle.

Miten homma toimii online-versiossa jos yhteys serverille on poikki esimerkiksi ADSL ongelman takia? Voiko ohjelmaa käyttää normaalisti ja tiedot synkronoituu serverille kun yhteys palautuu ?

Ohjelman käyttöä voi jatkaa normaalisti myös yhteyden katketessa hetkellisesti. Tarkasteltavat tiedot haetaan tällöin oman koneen paikallisesta tietokannasta ja muutokset tallennetaan sinne. Kun yhteys palautuu, tietokannat synkronoidaan. Emme suosittele käyttämään ohjelmaa pitkään offline-tilassa, mikäli samaa tietokantaa käytetään useammasta toimipisteestä. Tällöin on pieni päällekkäisyyden riski.

Minulla on hyvin hidas internet-yhteys ja online-version käyttö on hitaanpuoleista. Voiko toimintaa jotenkin nopeuttaa?

Valitsemalla kohdasta Asetukset yhteysasetukset-välilehden, pääsee asettamaan "Kevyt tila" vaihtoehdon, joka käyttää lomakkeita varten paikallista tietokantaa. Tietokannat synkronoidaan online-kannan kanssa valituin väliajoin. Näin käyttö on erittäin nopeata. Jos järjestelmää käytetään useammalta koneelta, päällekkäisyyden riski kasvaa mitä pidempi päivitysväli valitaan.

Onko perusversiossa jo asiakaskortisto?

Ajanvarausohjelma sisältää myös asiakaskortiston. Lisäksi varastonhallinnan sekä laskutusohjelman.

Tekeekö ohjelma automaattisesti varmuuskopion varauksista?

Online-versioissa kaikki tiedot tallentuvat tietokannan lisäksi myös paikalliselle kovalevylle. Etenkin offline-versiossa varmuuskopiot kannattaa tehdä aika ajoin manuaalisesti.

Käytän asiakashallintaohjelman offline-versiota. Onko internet-ajanvaraus lisättävissä ohjelmaan myöhemmin?

Kyllä on, se onnistuu lisenssikoodia vaihtamalla ja muutaman asetuksen vaihtamisella.

Onko mahdollisuutta käyttää ohjelmaa vuorotellen kannettavalla kotona ja töissä tietokoneella. Voisiko tietoja siirtää esim. muistitikun avulla?

Kuulostaa melko hankalalta siirrellä varaustietoja päivittäin muistitikun avulla, vaikka teknisesti ottaen se kyllä onnistuukin. Tarkoitukseenne sopisi mielestämme parhaiten ajanvarausohjelman online-versio, joka käyttää keskitettyä tietokantapalvelinta. Näin varaukset pysyvät automaattisesti ajan tasalla molemmissa paikoissa.

Mitä jos ohjelma ei toimi Windows Vistassa ensimmäisellä käynnistyskerralla?

Vastaus: Asennuspaketti ei ole aivan täydellisesti yhteensopiva Vistan kanssa. Jos ongelmia ilmenee, saat ohjelman toimimaan kuitenkin Windows Vistassa näiden ohjeiden avulla. Vista ohjeet

Kun asiakas varaa netin kautta ajan, sulkeeko ohjelma automaattisesti varatut ajat? Värjääkö se ne esim. punaiseksi ja onko vapaat ajat vihreän väriset?

Ohjelman asetuksista voi vapaasti itse määrittää, minkä värisellä haluaa näkyvän varatut ajat tai vapaat ajat. Joka tapauksessa ohjelma sulkee jo tehdyt varaukset, eli sellaiseen kohtaan ei pysty enää varaamaan, missä on jo varaus tehtynä.

Miksi ajan voi varata menneeseen aikaan?

Jos asiakaspalveluun on mahdollista tulla myös ilman ajanvarausta, asiakaspalvelija saattaa haluta merkata myös ilman ajanvarausta tulleet jälkikäteen varauskalenteriin esimerkiksi tilastointia varten. Tätä mahdollisuutta ei haluta rajata pois. Lisäksi jokaiselta ohjelman käyttäjältä oletetaan tiettyä perusosaamista, kuten lukutaito ja normaalin kalenterin ymmärtäminen. Näin ollen käyttäjät osaavat todennäköisesti itse huolehtia, etteivät mene myymään aikoja menneisyydestä.

Käytän Asiakashallinnan online-versiota kevyessä tilassa. Miksi joskus tulee päällekkäisiä varauksia? Miten voin välttyä tältä?

Kevyessä tilassa ohjelma käyttää paikalliselle kiintolevylle talletettua tietokantaa, mikä mahdollistaa erittäin nopean ja sujuvan käytettävyyden. Synkronointi suoritetaan asetuksissa määritetyin aikavälein, mikä on oletuksena 30 sekuntia. Jos tämän 30 sekunnin väliaikana varataan samaan kohtaan kahdelta tietokoneelta, on mahdollista saada tehtyä kaksi päällekkäistä varausta. Päällekkäiset varaukset voi aika ajoin etsiä "Hae varausta" lomakkeella ja käydä korjaamassa. Päällekkäisiltä varauksilta voi välttyä valitsemalla asetuksista "Tiukka tila"-moodin, jossa online-tietokantaa käytetään suoraan. Päällekkäisyyksien todennäköisyyttä voi myös vähentää valitsemalla tiheämmän synkronointivälin, kuten 5 sekuntia.

Miten voin käynnistää useamman eri kansioon asennetun Asiakashallintaohjelman samanaikaisesti?

Ohjelmasta voi käynnistää kopioita käynnistysparametrilla "kopio". Tämä onnistuu komentoriviltä käynnistyskomennolla C:\Program Files\Ajas 2008\asiakashallinta.exe kopio