Ajas
Eneroc OyAsiakkaiden tuonti
Ajas-ohjelmaan on mahdollisuus tuoda asiakkaita toisesta ohjelmasta. Asiakkaat tuodaan tekstitiedostosta jonka muoto on sellainen, että yksi asiakas on aina yhdellä rivillä ja asiakkaan kentät on erotettu sarkaimella (tab). Monista ohjelmista (esim. Microsoft Excel) pystyy tallentamaan suoraan tähän muotoon. Lisäksi tiedoston ensimmäinen rivi sisältää kuvauksen sarakkeiden järjestyksestä. Tämä rivi pitää itse lisätä.
Sisällysluettelo
Tekstitiedoston sarakkeet
| Numero | Sarake |
|---|---|
| 0 | Jätä sarake huomiotta |
| 1 | Etunimi |
| 2 | Sukunimi |
| 3 | Osoite |
| 4 | Puhelinnumero |
| 5 | Sähköposti |
| 11 | Ammatti / työ |
| 12 | Lisätiedot 1 (toimialakohtainen kenttä) |
| 13 | Lisätiedot 2 (toimialakohtainen kenttä) |
| 14 | Lisätiedot 3 (toimialakohtainen kenttä) |
| 15 | Syntymävuosi / henkilötunnus |
| 16 | Yrityksen nimi (yritysasiakas) |
| 17 | Yrityksen y-tunnus (yritysasiakas) |
Asiakkaiden tallennus Microsoft Excelistä
Esimerkkitapauksessa Microsoft Excelissä on luotu kaksi asiakasta sisältävä tiedosto. Avaa tallennus-dialogi valitsemalla päävalikosta Tiedosto -> Tallenna nimellä.
Kirjoita tiedostolle nimi ja valitse sen jälkeen Tallennusmuoto-valikosta "Teksti (sarkainerotin)". Paina Tallenna-nappia.
Huom! Excel saattaa näyttää tässä kohtaa huomautuksen että tallennusmuoto ei tue kaikkia taulukon ominaisuuksia. Paina OK tai Kyllä jatkaaksesi.
Avaa seuraavaksi tallentamasi tiedosto tekstinkäsittelyohjelmassa.
Poista tiedoston ensimmäinen rivi joka sisältää sarakkeiden otsikot ja kirjoita tilalle sarakkeiden järjestys numeroin. Sarakkeiden numerot löytyvät yllä olevasta taulukosta. Esimerkissä Fax-sarake on jätetty pois, muut sarakkeet on numeroitu taulukon mukaisesti. Tallenna lopuksi muokattu tiedosto.
Tekstitiedoston tuonti Ajas-ohjelmaan
Aloita asiakkaiden tuonti valitsemalla päävalikosta Asiakaskortisto -> Tuo asiakkaita.
Paina Kyllä jatkaaksesi.
Paina Kyllä jatkaaksesi.
Seuraavaksi ohjelma näyttää tiedoston avaus lomakkeen. Valitse aiemmin tallentamasi tekstitiedosto ja paina Avaa.
Ohjelma näyttää vielä lomakkeen josta voit valita haluatko tallentaa uudet asiakkaat tietokantaan. Paina Kyllä ja ohjelma näyttää vahvistuksen jos tallennus onnistuu.
Virheellinen tekstitiedosto
Jos tekstitiedosto sisältää virheen ohjelma näyttää siitä ilmoituksen. Avaa tekstitiedosto uudestaan tekstinkäsittelyohjelmassa ja korjaa virheellinen kohta ja yritä sen jälkeen uudelleen.
