Laskutus

Video

Tämä artikkeli kertoo miten laskutuksen eri lomakkeet toimivat.

Laskulomake

Laskulomaketta käytetään uusien laskujen luomiseen sekä vanhojen tarkasteluun.

Modern teemassa: Aloita valitsemalla ylävalikosta "Laskut ja ostot" ---> "Uusi lasku".
Classic teemassa: Aloita valitsemalla ylävalikosta "Laskutus" ---> "Uusi lasku".

Asiakas

1. Aloita kirjoittamaan asiakkaan nimeä hakukenttään. Kyseistä nimeä vastaavat hakutulokset näkyvät pudotusvalikossa.
2. Valitse haluttu asiakas pudotusvalikosta. "Avaa asiakaskortti"-painikkeesta voit avata kyseisen asiakkaan "Asiakkaan hallinta" -lomakkeen.

Vaihtoehtoinen tapa asiakkaan hakemiselle on klikata "Hae / uusi asiakas" laskulomakkeessa. Hakutapahtuma siirtyy silloin "Asiakkaan hallinta" -lomakkeeseen, ja asiakstiedot liitetään laskuun klikkaamalla "Liitä".

Laskuta asiakkaan laskuttamattomat-painike

Voit lisätä kaikki valitun asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat laskulle klikkaamalla tätä painiketta.

Laskun tiedot

Laskun numero

Järjestelmä luo laskun numeron automaattisesti, kun lasku tallennetaan.

Viitenumero

Viitenumero generoidaan automaattisesti, kun lasku tallennetaan.

Päivämäärä

Päivämäärä, jolloin lasku on luotu. Uutta laskua luotaessa tähän alustetaan nykyinen päivä.

Eräpäivä

Päivä, jolloin asiakkaan pitää viimeistään maksaa lasku. Uutta laskua luotaessa tähän alustetaan päivämäärä, joka on nykypäivästä oletusmaksuajan verran eteenpäin. Oletusmaksuajan voi muuttaa ohjelman asetuksista.

Maksutapa

Oletusmaksutapa, jolla asiakkaan oletetaan maksavan. Kun lasku merkitään maksetuksi alustetaan maksusuoritukselle tähän merkitty maksutapa.

Lähetetty

Merkitse tähän rasti, kun lasku on lähetty asiakkaalle.

Maksaja

Tämä kohta täytetään vain, jos laskulla on eri maksaja ja asiakas. Asiakaslomake aukeaa painamalla "Valitse"-painiketta, josta voit valita halutun maksajan.

Saaja

Saaja kenelle lasku on osoitettu. Tähän alustetaan oletuksena asetuksiin kirjoitettu yrityksen nimi.

Työntekijä

Valitse tästä työntekijä, joka tekee laskun. Tätä ei ole pakko valita vaan se voidaan jättää tyhjäksi.

Laskutapahtumat-taulukko

Taulukkoon listataan kaikki laskun laskutapahtumat. Voit muokata yksittäisen laskutapahtuman selitettä, kappalehintaa, määrää, ALV:tä ja ale-prosenttia. Vasemmassa reunassa olevista painikkeista voit poistaa laskutapahtuman laskulta, sekä avata tapahtuman tarkasteltavaksi, jos kyseessä on käynnistä tai varauksesta luotu laskutapahtuma.

Lisää rivi-painike:

Lisää uuden laskutapahtuman laskulle. Lisättävä tapahtuma on se, joka on valittu painikkeen vasemmalla puolella olevasta pudotusvalikosta.

Lisää maksusuoritus-painike:

Tätä painiketta painamalla voit lisätä laskulle uuden maksusuorituksen.

Laskuttamattomat tapahtumat-pudotusvalikko:

Pudotusvalikossa listataan kaikki valitun asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat. Lisäksi voit valita "Muu tapahtuma"-vaihtoehdon lisätäksesi laskulle vapaavalintaisen tapahtuman.

Maksusuoritukset-taulukko:

Kaikki laskun maksusuoritukset näkyvät tässä taulukossa. Voit muokata maksusuoritusten kenttiä taulukosta. Jos kaikkien maksusuoritusten yhteissumma on suurempi tai yhtäsuuri kuin laskun loppusumma, ohjelma merkitsee laskun maksetuksi. Voit lisätä uusia maksusuorituksia alla olevasta painikkeesta.

Merkitse maksetuksi-painike:

Luo uuden maksusuorituksen ja merkitsee koko laskun maksetuksi. Jos laskusta on jo maksettu osa, uuden maksusuorituksen summaksi tulee maksamatta oleva summa. Maksusuorituksen maksutapa alustetaan samaksi kuin laskulle asetettu oletettu maksutapa.

Poista tietokannasta-painike:

Poistaa painikkeen vasemmalla puolella olevasta pudotusvalikosta valitun laskutapahtuman lopullisesti tietokannasta.

Poista maksusuoritus-painike:

Poistaa maksusuorituksen. Muutos tallentuu vasta, kun painetaan Tallenna-painiketta.

Poista-painike:

Poista -painiketta klikkaamalla avautuu uusi näkymä ja 4 toimintavaihtoehtoa:

• Vapauta - Vapauttaa kaikki laskussa olevat laskutapahtumat
• Poista - Poistaa laskun lopullisesti tietokannasta
• Tee hyvityslaskut - Luo uuden laskun, missä alkuperäisen laskun loppusumma on hyvitettynä miinusmerkkisenä. Molemmat laskut ovat edelleen tietokannassa
• Peruuta - Sulkee laskujen poisto -toiminnon.

Sulje-painike:

Sulkee lomakkeen. Muutoksia ei tallenneta jos Tallenna-painiketta ei ole painettu.

Tallenna-painike:

Tallentaa laskun tietokantaan. Lomakkeelle tehdyt muutokset eivät tallennu pysyvästi ennenkuin tätä painetaan.

Tulosta-painike:

Tulostaa laskun. Lasku pitää tallentaa ennen tulostusta.

Reskontra

Modern teema: Aloita valitsemalla "Laskut ja ostot" ---> "Myyntireskontra".
Classic teema: Aloita valitsemalla "Laskutus" ---> "Reskontra" tai klikkaamalla pikanäppäintä.

Haku

Voit hakea laskuja tietyltä aikaväliltä. Haettaessa aikaväliltä, syötä haluttu aikaväli päiväkenttiin. Voit lisäksi valita rukseilla näytetäänkö lähetetyt ja maksetut laskut tuloksissa. Vihreästä laatikosta klikatessa voit vielä valita lisää hakusuodattajia. Paina lopuksi Hae-painiketta.

Laskut-taulukossa

Taulukossa näet kaikki valituilla hakuehdoilla löytyneet laskut. Kun lomake avataan näytetään tässä automaattisesti viimeisen kuukauden aikana luodut laskut. Taulukosta voi ruksittaa ja valita yksittäisiä laskutapahtumia ja sitten suorittaa niille toimintoja.

Lisätoiminnot.

Reskontran täydentäminen konekielisestä tiliotteesta

Tiliotteen voi käydä hakemassa joko suoraan pankkiyhteyden kautta Nordea pankista tai vaihtoehtoisesti kopioida muun pankin tiliotteen verkkopankin kautta exceliin, josta sen voi tallettaa csv-muotoon ja tämän jälkeen tuoda ohjelmaan.

Tuonti tiedostosta

Siirry Ajas Asiakashallinta -ohjelmaan ja valitse valikosta Laskutus -> Konekielinen tiliote -> Lue tiedostosta.

Modern teemassa: Valitse "Laskut ja ostot" --> "Tiedostosta".
Classic teemassa: Valitse "Laskutus" --> "Konekielinen tiliote" --> "Lue tiedostosta".

Ajas Asiakashallinta tukee useita eri tiedostomuotoja ja usean eri tiedoston käsittelyä yhdellä kertaa. Alla kuva luettaessa yleisesti tiedostoja:

Suoraan ohjelman tukemat pankit ovat:

• Danske Bank
• Nordea
• Säästöpankki

Jos Ajas ei tue verkkopankkisi formaattia tai verkkopankkisi ei tarjoa mahdollisuutta tallentaa konekielistä tiliotetta tiedostoksi, voit muodostaa taulukkolaskentaohjelman avulla Ajas Standard -muotoisen viitemaksulistan, josta summat voidaan täydentää suoraan laskuille.
Ohje Ajas Standard -muotoisen viitemaksulistauksen laatimiseen.

• Kun Lue-painiketta on painettu, aukeaa lomake, joka pyrkii yhdistämään tapahtumat oikeisiin laskuihin viitenumeron perusteella. Mikäli viitenumero oli kirjoitettu väärin tai sitä ei ollut, ohjelma pyrkii myös etsimään listalle laskuja, joissa on sama summa tai päivämäärä.

Alla kuva tiliotteen täydentämistoiminnosta:

• Lomake yhdistää viitenumeron perusteella sopivat maksusuoritukset oikeille laskuille. Jos asiakkaat ovat maksaneet laskut oikeilla viitteillä, ehdotukset ovat suoraan OK ja riittää kun painaa vain tässä vaiheessa "Tallenna", minkä jälkeen reskontrasta näkee, että laskut on merkitty maksetuiksi.
• "Yhdistä laskuun"-painiketta tarvitaan silloin, jos lomake ei löydä viitenumerolle automaattisesti oikeata laskua. Tällöin oikeassa alalaidassa näkyvään laatikkoon tulee ehdotuksia, mihin laskuun maksusuoritus voisi mahdollisesti sopia.
• Oheisessa kuvassa 6 alinta laskua oli vielä maksamatta, mutta niille löytyi sopiva maksusuoritus ja ohjelma täydentää ne näin ollen automaattisesti maksetuiksi sen jälkeen kun painetaan Tallenna.
• Ne laskut, jotka on jo maksettu, jätetään täydentämättä.
• Ne laskut, jotka ovat maksamatta ja viitesuoritus täsmää laskulle, lomake asettaa niihin automaattisesti rastin.
• Sen jälkeen, kun painetaan "Tallenna", ohjelma liittää rastitetut maksusuoritukset siihen laskuun, jonka numero lukee sarakkeessa "Yhdistetään laskuun".

HUOM! Jos Yhdistä -sarakkeessa on paljon rasteja peräkkäin ja niiden välillä on rivi ilman rastia, kyseisiin riveihin kannattaa kiinnittää huomiota. Rastittomat rivit voivat johtua siitä, että asiakas on maksanut väärällä viitenumerolla uuden, joten tällaiset maksusuoritukset kannattaa kirjat ylös ja tarkastaa vielä manuaalisesti.

Tuonti pankkiyhteyden kautta

Modern teemassa: Valitse päävalikosta "Laskut ja ostot" ---> "Pankkiyhteydellä".
Classic teemassa: Valitse päävalikosta "Laskutus" ---> "Konekielinen tiliote" ---> "Lue pankkiyhteydellä".

Seuraavasta linkistä lisää toiminnosta Pankkiyhteys

• Kayttöönotto
• Käyttöohje