Ero sivun ”Lisäesimerkkejä työvuoroista” versioiden välillä

Nykyinen versio 12. helmikuuta 2016 kello 10.20

Työvuorojen hallinta

Työvuorojen luonti kannattaa aloittaa työvuorovaihtoehdoista. Tarkoitus on tehdä ensin työvuorovaihtoehtoja, kuten Ti-Pe 7-17 tai Ti-Ke 9-15 (vaikka osa-aikatyöntekijöille kiirepäiville).

Jos haluat muokata vanhaa vaihtoehtoa, valitse se listasta (1. kohta) ja tee tarvittavat muutokset. Muista tallentaa lopuksi.

Jos haluat luoda uuden listan, paina ensin "Lisää uusi", anna sitten vaihtoehdolle nimi ja tee tarvittavat määrittelyt. Nimen kannattaa olla kuvaava, jotta siitä saa selvää työvuorolistoja määriteltäessä. Muista tallentaa lopuksi.

2. kohdasta asetetaan työvuorovaihtoehdon tunnit

Seuraavaksi vaihtoehdoista tehdään työvuorolistoja, joille annetaan myös voimassaoloaika ja nimi. Tämän takia uudelle työvuorolistalle ei tarvitse aina määritellä uudestaan työtunteja (se olisi turhan hidasta) vaan se vain valitaan vaihtoehdoista uudelle työvuorolistalle. Työvuorolistaa tehtäessä painetaan ensin "Lisää uusi" ja annetaan sitten uudelle listalle nimi. Sitten listalle asetetaan voimassaoloaika. Lopuksi listalle asetetaan työvuorovaihtoehto (eli varsinaiset tunnit). Listan voi antaa suoraan tietylle ryhmälle, mutta se ei ole pakollista. Muista tallentaa!

Työryhmät sisältävät tietyt työntekijät (sama työntekijä voi olla vain yhdessä ryhmässä). Ryhmän työntekijät asetetaan 2. kohdassa. Näille ryhmille asetetaan sitten mahdolliset työvuorolistat (3. kohta). Eri ryhmillä ei voi olla samoja työvuorolistoja, mutta listasta voi tehdä kätevästi kopion takaisin vapaisiin työvuorolistoihin tai ryhmään kuuluviin listoihin (nuoli ja + keltaisella taustalla). Kuvan tilanteessa kiireapulaisilla on ainoa työvuorolista "Kevät 2010 kiireapu" eli nämä kiireapulaiset ovat siis saatavilla minimissään kyseisen työvuorovaihtoehdon mukaisesti. Tämän rinnalle voi lisätä vaikka työvuorolistan "Pe 7-17" ja he olisivat nyt paikalla Ti-To 9-15 ja Pe 7-17. Huomaa myös, että Kevät 2010 kiireapu -työvuorovaihtoehto päättyy toukokuussa, joten sen jälkeen kiireapulaiset ovat ilman työvuoroja, ellei heille anneta uutta listaa.

Työvuorojen hallintaan ei ole yhtä tiettyä toteutustapaa vaan paras työnkulku riippuu mm. työntekijöiden määrästä. Jokaiselle työntekijälle voi teoriassa tehdä oman ryhmän, jos niin haluaa. Erityisesti tilanteissa, joissa jotkut kiireapulaiset eivät voi ottaa kaikkia tarvittavia työvuoroja, kannattaa apulaiset jakaa omiin ryhmiinsä.

Työvuoroja voi hallita myös suoraan varausnäkymästä hiiren oikean korvan kautta, jos pikavalikko on päällä asetuksista (oletuksena se on).

Henkilöstön työvuorojen vastaavan kannattaa tutustua rauhassa työvuorojen hallintaan ja kehittää henkilöstömäärän perusteella sopivin järjestelmä/työnkulku.

Esimerkkitapaus

Toimipisteellä on kolme työntekijää: Ville Vakituinen, Olli Osa-aikainen ja Katja Kiireapulainen.

Ville Vakituinen kuuluu työryhmään "Vakituiset", ja tämän ryhmän työvuorovaihtoehtoihin kuuluu vain "Koko viikko" eli työvuoro, jossa ollaan paikalla aina kun toimipiste on auki.

Olli Osa-aikainen kuuluu taas työryhmään "Osa-aikaiset 1", jonka työvuorovaihtoehtoihin kuuluu vain "Ti-To 14-17", koska Olli on sopinut näiden päivien olevan mahdollisia, ainakin useimpina viikkoina. Jos Ollilla on nyt jokin viikko täysin vapaa, voidaan hänelle tehdä tämän "Ti-To 14-17" -työvuoron rinnalle vielä loputkin viikon tunneista sisältävä työvuorovaihtoehto. Jos taas hän ei ole saatavilla toisena viikkona, pitää Ti-To 14-17 poistaa häneltä pohjalta. Tästä lisää seuraavassa otsikossa.

Katja Kiireapulaiselle kannattaa tehdä oma työryhmä, jolle sitten laittaa varausnäkymän kautta viikosta riippuen työvuoroja.

Työnkulku on lyhyesti seuraavanlainen: määrittele työvuorovaihtoehtoja (tätä ei tarvitse tehdä yhtä usein), luo voimassaoleva työvuorolista halutusta työvuorovaihtoehdosta ja aseta se tai sen kopio halutulle työryhmälle.

Työvuorojen hallinta suoraan varausnäkymästä

Työvuoroja voi hallita myös suoraan varausnäkymästä. Tämä on hyödyllistä ja tehokasta poikkeustilanteiden takia. Yhdelle työntekijälle tai koko työryhmälle voi luoda yksittäiselle viikolle tai päivälle väliaikaisen työvuorolistan. Rinnakkaiset työvuorolistat vain täydentävät toisiaan! Toisin sanoen suppeampi työvuorolista ei poista työryhmän toisten voimassaolevien laajempien työvuorolistojen työtunteja. Eli jos pohjalla on Ti-To työvuorolista, ei Ke-Pe-työvuorolistan lisääminen pohjalle poista tiistain työvuoroa.

Kuvassa näkyy hiiren oikean korvan painalluksella aukeava valikko (siirrä kursori "Kehittyneet työvuorot" kohdalle). Jotkut valikon toiminnoista kohdistuvat valituille tunneille eli maalaa tällöin halutut työtunnit ennen napin painallusta.