Käytön aloittaminen

"Getting started" - käyttöohje

1. Etsi Ajas.fi sivujen Lataa-välilehdeltä "Ajas osto" -linkki. Lataa tiedosto paikkaan, josta sen löydät. Kun tiedosto on latautunut, suorita asennuspaketti järjestelmänvalvojana.

CD-levyn tilaajille Jos olet ostanut Ajas-ohjelman CD-levyllä, aseta CD-levy asemaan. Yleensä tässä vaiheessa Windows ehdottaa levyn sisältöä suoritettavaksi. Valitse nyt "Suorita Ajas 2009" tai odota, kunnes asennusohjelma käynnistyy. Mikäli et käytä Autorun-toimintoja, etsi CD-levyltä tiedosto Ajas_2009.exe ja suorita se järjestelmänvalvojana.

2. Nyt sinun tulee hyväksyä käyttöoikeussopimus. Ilman tämän sallimista et saa käyttää ohjelmaa. Hyväksy painamalla "Yes" tai "Kyllä".

3. Seuraavaksi valitset Ajas asennuskansion. Oletuskansio on C:\Program Files\Ajas 2009\ Paina seuraavaksi Next >

4. Tämän jälkeen valitaan käynnistä-valikon ryhmä, mistä Ajas löytyy. Paina Next >

5. Hyväksy valinnat painamalla Next >. Nyt ohjelman asennus käynnistyy. Lopuksi paina OK.

6. Ohjelma on nyt asennettu, ja se löytyy Windowsin käynnistä-valikon kohdasta sen ryhmän alta, jonka kohdassa 4 valitsit. Huom! Jos sinulla on Windows Vista tai 7, noudata tässä vaiheessa erillisiä Vista asennusohjeita ennen ensimmäistä käynnistyskertaa, jotta ohjelma käynnistetään aina järjestelmänvalvojana.

7. Nyt voit käynnistää ohjelman käynnistä-valikosta. Tässä vaiheessa käynnistyy asennusvelho, joka kysyy ohjelman perusasetukset. Voit milloin tahansa muuttaa näitä asetuksia myöhemmin Asetukset-valikon alta löytyvistä kohdista.

a) Valitse käytettävä kieli ja paina "Seuraava"

b) Aseta tilausvahvistuksen yhteydessä saamasi lisenssikoodi ohjelmaan, niin saat tilaamasi ominaisuudet käyttöön. Lisenssikoodi määrittää mm. käytettävän toimialan. 

b.2) Jos asetit online-lisenssikoodin, ohjelma kysyy käytettävän tietokannan tunnukset. 

c) Kerro yrityksesi nimi, y-tunnus, sähköpostiosoite ja tilinumero. Näitä tullaan käyttämään laskutuksessa laskujen luontiin. 

d) Valitse ohjelmalle pääkäyttäjän tunnus ja salasana. Tätä tullaan tarvitsemaan, mikäli haluat käyttää turvallisuustasoa, jossa voidaan valita tiettyjä toimintoja mihin pääsee vain pääkäyttäjänä. 

e) Valitse turvallisuustaso. Tämän voi vaihtaa myöhemmin asetuksista.

f) Paina lopuksi "Valmis"

8. Nyt olet tehnyt kaikki perusasetukset. Muuttaaksesi esimerkiksi oletus ALV:n arvoa ja muita personoitavia parametreja, mene valikon kohtaan "Asetukset", josta valitse uudelleen "Asetukset". Täältä pääset muuttamaan kaikkia ohjelman käyttäytymiseen ja turvallisuuteen liittyviä asioita.

Lisähuomiona muista aina tallentaa lomake ennen sulkemista. Asetuksissa ei tarvitse tallentaa välilehtien välillä, mutta se on toki myös suositeltavaa ylimääräisenä varmuutena.

Yritystiedot

Täytä yrityksen tiedot. Nämä ovat tietokonekohtaisia eivätkä ole yhteydessä tietokantaan.

Yhteysasetukset

Täytä seuraavat tiedot tarkasti saamiesi tietokantatietojen perusteella. Valitse kevyt tila omalla vastuullasi! Ohjelma toimii kuitenkin täysin tiukassakin tilassa.

Pääkäyttäjän tunnukset

Pääkäyttäjän tunnukset-välilehdeltä voi vaihtaa pääkäyttäjän tunnukset. Vaihtaakseen näitä sinun tarvitsee syöttää millä tahansa turvallisuustasolla ensin vanha tunnus ja salasana turvallisuussyistä. Pääkäyttäjän tunnuksia tarvitaan muutosten tekemiseen (turvallisuustaso 1) tai koko ohjelman käyttöön (turvallisuustaso 2). Jos ohjelma toimii turvallisuustasolla 0 tunnuksia ei tarvita lainkaan, vaan ohjelma toimii kokoajan pääkäyttäjä-tilassa.

Käyttäytyminen

1. kohdan asetukset:

• "Hae päivitykset ohjelman käynnistyessä" - Ohjelma hakee päivityksiä automaattisesti ohjelman käynnistyksen yhteydessä. Tämä kannattaa pitää päällä!
• "Mahdollista pikavaraus" - Varausnäkymän soluun voi kirjoittaa suoraan asiakkaan nimen ja varata ajan avaamatta varauslomaketta.
• "Salli ajanvaraus työntekijöille, jotka eivät kuulu työvuororyhmään" - Ajan voi varata tietylle työntekijälle vaikka hän ei kyseisenä aikana olisikaan töissä.
• "Salli työvuorojen muokkaus pikavalikosta" - Työvuorojen muokkaus on mahdollista suoraan varausvalikosta avaamatta työvuorojen hallintaa.
• "Salli varausnäkymän solujen korkeuden muokkaus vaakanäkymässä" - Varausnäkymän solun reunasta voi ottaa "kiinni" ja muuttaa kaikkien solujen korkeutta.
• "Sulje asiakkaiden hakulomake, kun asiakas avataan" - Haku täytyy suorittaa uudestaan jokaisen asiakaskortin avaamisen jälkeen.
• "Sulje varausten hakulomake, kun varaus avataan" - Haku täytyy suorittaa uudestaan jokaisen varaustiedon avaamisen jälkeen.

2. kohdan arvot ovat oletuksia. Oletukset tarkoittavat sitä, että jotkut lomakkeet pystytään esitäyttämään osittain näiden arvojen perusteella. Oletusten muuttaminen jälkeenpäin ei sekoita järjestelmää mitenkään.

3. kohdassa varausyksikön pituus kannattaa miettiä tarkkaan ennen ohjelman käyttöönottoa, sillä se on hankalaa jälkeenpäin. Tehdyt varaukset saattavat mennä sekaisin. Jos on esimerkiksi kaksi asiakasta peräkkäin ja ensimmäisellä on 45 minuutin aika (kolme varausyksikköä) niin varausyksikön muuttuminen 30 minuutiksi sekoittaa tilannetta uuden yksikön epätarkkuuden vuoksi.

Värit

Värit auttavat käyttäjää hahmottamaan varausnäkymän tilannetta nopeammin. Värejä muutettaessa tulisi pyrkiä säilyttämään luettavuus eli taustavärin ja tekstin värin pitää luoda kontrastia toisiinsa nähden. Värien muokkaaminen jälkeenpäin ei sekoita järjestelmää mitenkään.

Ulkoasu

Ulkoasuasetukset sisältävät tottumuksiin ja luettavuuteen liittyviä asetuksia, joten käy ne läpi. Ulkoasun muokkaaminen ei myöskään vaikuta järjestelmään tai sen tietoihin vaan muuttaa vain esitysmuotoa, joten muokkaamista voi suorittaa sitä mukaa, kun tottumuseroja syntyy (jotkut ovat esimerkiksi tottuneet esittämään nimen järjestyksessä Sukunimi Etunimi).

1. kohdassa voi muuttaa varausnäkymää näyttämään koko viikon kerrallaan (yhden päivän sijaan) ja pysty-/vaakanäkymän väliltä.

2. kohdassa voi muuttaa varausnäkymän taulukon solujen kokoa ja tekstin fonttia.

3. kohdassa voi muuttaa pienempiä yksityiskohtia ulkoasussa ja käytettävyydessä sekä nimien esitysmuotoa (etunimi, sukunimi tai sukunimi, etunimi) eri paikoissa ohjelmaa.

Yrityksen Logo

Yrityslogon asettaminen ei ole pakollista, mutta se parantaa laskujen näyttävyyttä, kun niihin tulostuu yrityksenne logo.

Muokattavat Tapahtumat

<IMG SRC="asetukset_muokattavatTapahtumat.PNG"/>

Muokattavat tapahtumat mahdollistavat omat muokattavat merkinnät varausnäkymään. Tämän lisäksi niille saa valita omat värinsä nopeampaa hahmottamista varten. Näiden tarve muodostunee vasta käytön aikana ja näitä voikin vapaasti muokata jälkeenpäin.

Turvallisuus

1. kohta: Turvallisuusasetukset ovat olemassa siksi, että työntekijöille ei aina haluta antaa järjestelmän ylläpidon oikeuksia (Taso 1) ja jos ohjelma on kannettavalla tietokoneella, ohjelma olisi hyvä turvata salasanalla. (Taso 2)

Tietokannan kryptaus tasoilla 1 ja 2 varmistaa sen, ettei kukaan ulkopuolinen saa selvää tietokantatiedostoista ilman salasanaa vaikka ne onnistuisi kaappaamaankin.

2. kohta: jos päätät käyttää tasoa 1, valitse valikosta toiminnot, jotka haluat jättää kaikille työntekijöille käytettäviksi (eli toiminnot, jotka eivät vaadi salasanaa).

9. Säädettyäsi asetukset kohdalleen, voit aloittaa ohjelman käytön.

a) Katso ohjelman toimipiste/toimipisteet kuntoon kohdasta "Asetukset" -> "Toimipisteet"

b) Jos käytät ajanvarausta, aseta toimipisteiden aukioloajat kohdalleen "Asetukset" -> "Aukioloajat". 

c) Lisää ohjelmaan työntekijät kohdasta "Asetukset" -> "Työntekijät"

d) Lisää ohjelmaan ne palvelut, joita myyt kohdasta "Asetukset" -> "Palvelut"

Huom! Jos sinulla on lisenssin online-versio, pyri käyttämään ohjelmaa aina online-tilassa kun se on mahdollista.