Asiakashallinta FAQ

Asiakashallinta FAQ

En saanut asennettua ohjelmaa. Kuvake tuli työpöydälle, mutta pyytää taas suorittamaan asennusohjelman. Mikä vikana?

Olette todennäköisesti yrittäneet ajaa työpöydälle ladatun asennusohjelman useaan kertaan. Etsikää asennusohjelman sijaan Käynnistä-valikosta alavalikko "Ajas 2008" tai "Ajas 2009". Tämän alta löytyy kuvake, josta aukeaa Ajas.

Käytän online-versiota ja osa ohjelman tiedoista on synkronoitunut virheellisesti epävakaan yhteyden takia. Mikä avuksi?

Käyttäkää tietokannan uudistustoimintoa. Se löytyy valikosta "Tiedosto" kohdasta tietokannan varmuuskopiointi ja korjaaminen. Toiminto uudelleennimeää asennuskansiossa sijaitsevat database-tiedostot ja hakee ne kokonaan uudelleen online-tietokannasta. Tämä toiminto voi kestää useita minuutteja ja se suositellaan tekemään vakaalla internet-yhteydellä. Tämä korjaa suurimman osan tietokannan korruptoitumisesta johtuvista ongelmista.

Minulla on Windows XP. Ohjelman käynnistyksen jälkeen tulee vikailmoitus, jossa lukee NHibernate Mapping ja jotain vastaavaa. Missä vika?

Ajas vaatii Microsoft .NET Framework Service Pack 1 päivityksen. Jos käytät Windows XP:tä ja päivityksen/asennuksen jälkeen ohjelma ei toimi, lataa ja asenna .NET SP1 osoitteesta Microsoft

Mikä on online-version tietokannan nimi?

Tietokannan nimi on ilmoitettu tilausvahvistuksessa. Se on yleensä sama kuin tietokannan käyttäjätunnus.

Minulla on Ajas Asiakashallinnan online-versio ja se toimii hitaasti ajoittain. Mikä vikana?

Ohjelman online-versio käyttää normaalisti Eneroc Oy:n palvelimella sijaitsevaa suojattua tietokantaa. Tietokantaan pitää yhdistää normaalisti verkon kautta. Jos internet-yhteytesi on liian kuormitettu tai hidas, ohjelman käytettävyys ei ole parhaimmillaan ja toimintoja voi joutua odottamaan. Jos hitautta ilmenee, tehkää tällä ajanhetkellä nopeustestit esimerkiksi osoitteista: http://www.sonera.fi/Laajakaista/Laajakaista+kotiin/Nopeustesti http://www.speedtest.net/ Testituloksen tulisi näyttää vähintään 2M download ja 0.5 M upload, jotta käyttö olisi sujuvaa suurellakin varausten ja työntekijöiden määrällä. Jos yhteys on alle tämän, suosittelemme hankkimaan nopeamman yhteyden tai tarkistamaan, miksi verkkonne ei pysty niihin nopeuksiin mitä on luvattu.

Minun pitäisi päästä merkitsemään työntekijäkohtaisesti, mihin asti työntekijän vuorolista on valmis internet-sivulla näytettävää ajanvarausta varten. Miten tämä onnistuu?

• Tehkää jokaiselle työntekijälle oma ryhmä, jonka tyovuorolista käsittää on aamusta iltaan toimivan työviikon, joka näytetään netissä. (jokaiselle tekijälle yksi oma ryhmä, lista ja työvuorovaihtoehto)
• Työntekijän kalenterista voidaan nyt maalata "Ei vuorossa" -toiminnon avulla pois ne ajat, joina hän ei ole töissä.
• Vuoron kestoksi asetetaan tästä hetkestä alkaen johonkin päivään saakka.
• Työvuorolistan viimeistä päivää voidaan muuttaa sitä mukaa, mitä pidemmälle vuorot on luotu valmiiksi.

Jostain syystä en saa yrityksen pdf-muotoista logoa laskuihin. Johtuuko tiedoston muodosta?

Johtuu juurikin tiedoston muodosta. Tiedoston on oltava jpg, gif, bmp tai png. Pdf ei toimi.

Pystyykö asiakastiedoista ottamaan backupin lokaalikoneelle ?

Kyllä. Se onnistuu valikosta "Tiedosto" -> "Tietokannan varmennus". Tältä lomakkeelta voit vapaasti valita tallennuspaikan, minne paikallisen tietokannan varmuuskopio halutaan sijoittaa. Suosittelemme tallentamaan tiedoston esimerkiksi usb-tikulle.

Miten homma toimii online-versiossa jos yhteys serverille on poikki esimerkiksi ADSL ongelman takia? Voiko ohjelmaa käyttää normaalisti ja tiedot synkronoituu serverille kun yhteys palautuu ?

Ohjelman käyttöä voi jatkaa normaalisti myös yhteyden katketessa hetkellisesti. Tarkasteltavat tiedot haetaan tällöin oman koneen paikallisesta tietokannasta ja muutokset tallennetaan sinne. Kun yhteys palautuu, tietokannat synkronoidaan. Emme suosittele käyttämään ohjelmaa pitkään offline-tilassa, mikäli samaa tietokantaa käytetään useammasta toimipisteestä. Tällöin on pieni päällekkäisyyden riski.

Minulla on hyvin hidas internet-yhteys ja online-version käyttö on hitaanpuoleista. Voiko toimintaa jotenkin nopeuttaa?

Vaihtoehto 1: Jos ohjelma on aika ajoin tahmea hitaan verkkoyhteyden takia, suosittelemme painamaan ohjelman ikonipalkista punaista nappia, jossa lukee "Offline". Tällöin ohjelman nopeus ei ole riippuvainen internet-yhteydestä. Ohjelman tiedot synkronoidaan internet-tietokannan kanssa kun seuraavan kerran painatte "Online" tai käynnistätte ohjelman uudelleen. Jos järjestelmää käytetään usealta eri koneelta, on vaarana että offlinessa toimittaessa kuitenkin samaan kohtaan ehditään varaamaan aika toiselta koneelta. Offline-tilaa ei kannata käyttää jos on päällekkäisen varauksen riski. Muutenkaan offline-tilan pitkää käyttöä ei suositella online-versiossa.

Vaihtoehto 2, joka on vain asiantuntijoille: Valitsemalla kohdasta Asetukset yhteysasetukset-välilehden, pääsee asettamaan "Kevyt tila" vaihtoehdon, joka käyttää lomakkeita varten paikallista tietokantaa. Tietokannat synkronoidaan online-kannan kanssa valituin väliajoin. Näin käyttö on erittäin nopeata. Kevyttä tilaa ei kuitenkaan suositella käytettäväksi sen keskeneräisyyden takia, jollet tarkalleen tiedä mitä teet. Virheen mahdollisuus on olemassa.

Onko perusversiossa jo asiakaskortisto?

Ajanvarausohjelma sisältää myös asiakaskortiston. Lisäksi varastonhallinnan sekä laskutusohjelman.

Tekeekö ohjelma automaattisesti varmuuskopion varauksista?

Online-versioissa kaikki tiedot tallentuvat tietokannan lisäksi myös paikalliselle kovalevylle. Etenkin offline-versiossa varmuuskopiot kannattaa tehdä aika ajoin manuaalisesti.

Käytän asiakashallintaohjelman offline-versiota. Onko internet-ajanvaraus lisättävissä ohjelmaan myöhemmin?

Kyllä on, se onnistuu lisenssikoodia vaihtamalla ja muutaman asetuksen vaihtamisella.

Onko mahdollisuutta käyttää ohjelmaa vuorotellen kannettavalla kotona ja töissä tietokoneella. Voisiko tietoja siirtää esim. muistitikun avulla?

Kuulostaa melko hankalalta siirrellä varaustietoja päivittäin muistitikun avulla, vaikka teknisesti ottaen se kyllä onnistuukin. Tarkoitukseenne sopisi mielestämme parhaiten ajanvarausohjelman online-versio, joka käyttää keskitettyä tietokantapalvelinta. Näin varaukset pysyvät automaattisesti ajan tasalla molemmissa paikoissa.

Mitä jos ohjelma ei toimi Windows Vistassa ensimmäisellä käynnistyskerralla?

Vastaus: Asennus tulee suorittaa järjestelmänvalvojana, kuten myös itse ohjelma. Kun asennus on valmis, tämän jälkeen ohjelma pitää asettaa suoritettavaksi aina järjestelmänvalvojana. Tämä onnistuu seuraavien ohjeiden avulla. Vista ohjeet

Kun asiakas varaa netin kautta ajan, sulkeeko ohjelma automaattisesti varatut ajat? Värjääkö se ne esim. punaiseksi ja onko vapaat ajat vihreän väriset?

Ohjelman asetuksista voi vapaasti itse määrittää, minkä värisellä haluaa näkyvän varatut ajat tai vapaat ajat. Joka tapauksessa ohjelma sulkee jo tehdyt varaukset, eli sellaiseen kohtaan ei pysty enää varaamaan, missä on jo varaus tehtynä.

Miksi ajan voi varata menneeseen aikaan?

Jos asiakaspalveluun on mahdollista tulla myös ilman ajanvarausta, asiakaspalvelija saattaa haluta merkata myös ilman ajanvarausta tulleet jälkikäteen varauskalenteriin esimerkiksi tilastointia varten. Tätä mahdollisuutta ei haluta rajata pois. Lisäksi jokaiselta ohjelman käyttäjältä oletetaan tiettyä perusosaamista, kuten lukutaito ja normaalin kalenterin ymmärtäminen. Näin ollen käyttäjät osaavat todennäköisesti itse huolehtia, etteivät mene myymään aikoja menneisyydestä.

Käytän Asiakashallinnan online-versiota kevyessä tilassa. Miksi joskus tulee päällekkäisiä varauksia? Miten voin välttyä tältä?

Jos ohjelman asetuksista on asetettu "Kevyt tila", voi aiheutua päällekkäisiä varauksia. Kevyttä tilaa ei suositella toistaiseksi käytettävän sen tunnettujen haittojen takia. Sitä kuitenkin kehitetään. Päällekkäisiltä varauksilta voi välttyä valitsemalla asetuksista "Tiukka tila"-moodin, jossa online-tietokantaa käytetään suoraan.

Miten voin käynnistää useamman eri kansioon asennetun Asiakashallintaohjelman samanaikaisesti?

Ohjelmasta voi käynnistää kopioita käynnistysparametrilla "kopio". Tämä onnistuu komentoriviltä käynnistyskomennolla C:\Program Files\Ajas 2008\asiakashallinta.exe kopio

Kuulin, että ohjelman miltei kaikki tekstit ovat itse muutettavissa. Miten muokkaan ohjelman tekstikenttien sisältöä?

Ohjelman asennuskansiossa on lang-kansio. (oletus C:\Program files\Ajas 2009\lang) Täällä sijaitsee tiedosto finnish.xml, missä on suurin osa ohjelman tekstimäärityksistä.

finnish.xml-tiedostoa ei kuitenkaan kannata muuttaa suoraan, koska uusien päivitysten yhteydessä tulee uusia tekstejä, jolloin tämä tiedosto kirjoitetaan automaattisesti yli.

personal.xml -tiedoston avulla on mahdollista ohittaa haluamansa oletustekstit ja korvata ne omilla teksteillä. Tämän tiedoston päälle ei ylikirjoiteta automaattisten päivitysten yhteydessä. Jos haluaa muokata kaikkia ohjelman tekstejä, voi kopioida finnish.xml tiedoston sellaisenaan personal-xml tiedostoon. Tämän jälkeen muuttaa tiedostosta haluamansa tekstit toisiksi.

Tekstin määrä finnish-xml-tiedostossa on kuitenkin niin suuri, että yleensä on kätevämpi kopioida finnish.xml tiedostosta haluamansa lomakkeet ja niihin liittyvät tekstit ja muokata vain ne. Tiedosto on standardi xml-tiedosto. Yhden lomakkeen tiedot sijaitsevat aina Form-elementin sisällä. Tämän sisällä sijaitsevat kyseiseen lomakkeen liittyvät tekstit Item-elementeissä. Märitystekstejä, jotka ovat kirjoitettu ilman ääkkösiä ja yhdistetty alaviivalla, ei pidä muuttaa.

Mikäli editori ei tue utf-8 merkistöä ja näyttää merkit oudosti, kannattaa käyttää esimerkiksi Notepad ++ editoria. [1]

Asiakashallinta ilmoitti, että uusia päivityksiä on saatavilla. Kun yritin asentaa päivitykset, koko ohjelma lakkasi toimimasta. Minulla on Windows XP. Missä vika?

Vaikuttaa siltä, että käyttäjätilillänne ei ole Järjestelmänvalvojan oikeuksia. Windows käyttäjätilillä tarvitsee olla järjestelmänvalvojan oikeudet, jotta Windows sallii automaattisen päivityksen tallentaa uuden asiakashallinta.exen. Vaihtoehtoisesti asiakashallinta tulee suorittaa aina järjestelmänvalvojana.

Korjaus: Poista asennuskansiosta asiakashallinta -niminen tiedosto, jonka tyyppi on sovellus (oletuskansio C:\Program Files\Ajas 2009\)

Valitse oikealla korvalla autoupdate.exen päällä "Suorita" (Run as).

Poista lomakkeen ainoasta checkboxista rasti. Vaihtoehtoisesti valitse automaattinen päivitys ajettavan järjestelmänvalvojana.

Meillä on osa varauksista vaihtunut aivan kuin itsestään eri asiakkaille. Missä vika?

Asiakashallinnan varaus luodaan aina tietylle asiakaskortille. Otetaan esimerkki: Tietylle asiakaskortille AA on luotu yksi varaus maanantaille ja toinen tiistaille. Jos avaatte näistä maanantaille olevan varauksen ja vaihdatte suoraan varaukseen kuuluvan asiakkaan nimeksi BB ja talletatte varauksen, muutos vaikuttaa kyseiseen asiakaskorttiin ja tästä lähin AA: lle olevat sekä maanantain että tiistain varaukset siirtyvät BB-nimiselle asiakkaalle.

Jos kyseinen asiakas ei ole oikeasti vaihtanut nimeään, varausta ei pidä siirtää toiselle kirjoittamalla varaukseen toisen asiakkaan nimen. Oikea tapa on ottaa ensin rasti pois kohdasta "Liitä asiakaskorttiin" ja vasta tämän jälkeen vaihtaa asiakas toiseksi. Toinen vaihtoehto siirtää varaus toiselle asiakkaalle on poistaa koko varaus ja vasta tämään jälkeen luoda uusi varaus eri asiakkaalle. Näin ei voi tapahtua virhettä.

Jos kyseessä on toistuva varaus, on noudatettava samaa periaatetta. Jos toistuvasta varauksesta haluaa siirtää yksittäisen varauksen välistä toiselle henkilölle, on turvallisinta poistaa ensin välistä tämä yksittäinen tapahtuma ja sen jälkeen antaa se uudelle asiakkaalle.

Ajas 1.0.16 ja uudemmat ytimet osaavat tässä tilanteessa kysyä, miten käyttäjä haluaa toimia. Näin vastaavanlaisia tilanteita ei tule vastaan enää niin helposti.

Miten Ajas-laskutus luo viitenumerot? Ovatko ne pankkien hyväksymiä?

Viitenumerot generoidaan laskun numeron perusteella ja niihin lisätään suomalaisen pankkitavan mukaiset tarkistenumerot. Numerot toimivat kotimaisissa pankeissa ongelmitta. Viitenumeron oikeellisuuden tarkistus perustuu matemaattiseen algoritmiin, jota myös Ajas laskutus tukee.

Ajas asiakashallinta antoi vikailmoituksen " Could not compile the mapping document: asiakashallinta.NH_CONFIG.Asiakas.hbm.xml ". Mitä voin tehdä?

Windows-käyttöjärjestelmästänne ei löydy uusinta .NET Frameworkia, minkä Ajas vaatii. Voit ladata sen Windows XP-koneelle seuraavasta linkistä: Microsoft Framework 2.0 SP1 Tai Vista-koneelle linkistä Microsoft Framework 3.5

Jos Windows on asianmukaisesti päivitetty ja automaattiset päivitykset ovat käytössä, uusin Framework pitäisi olla asennettuna automaattisesti.

Pystyykö Ajas-laskuja lähettämään sähköpostiin?

Laskut on mahdollista lähettää sähköpostiin, jos ne tulostaa ensin tiedostoksi pdf-muotoon käyttäen esimerkiksi ilmaista PDF redirect ohjelmaa. http://www.exp-systems.com/PDFreDirect/Downloads.htm?1

Mihin voin syöttää laskuille kirjattavan IBAN tilinumeron ja pankin BIC-tunnuksen?

Mene Asetukset -lomakkeelle ja valitse sieltä välilehti "Yrityksen tiedot". Tähän kenttään voi kirjoittaa IBAN-tilinumeron: esimerkiksi FI13 5000 1520 0000 81 Kohtaan "Pankki" voi syöttää lisäksi Pankin BIC-tunnuksen joko sellaisenaan tai pankin nimen perään.

Olen luonut varauksen, johon on merkitty "Maksetaan laskulla". Tästä on jäänyt ohjelmaan laskuttamaton laskutapahtuma, joka näkyy asiakastiedoissa vaikka varaus on poistettu. Miten poistan tällaisen laskutapahtuman?

1. Avaa ohjelman ylävalikosta "Laskutus" -> "Uusi lasku" lomake.

2. Aloita kirjoittamaan sen asiakkaan nimeä hakukenttään, kenellä poistettava laskutapahtuma on. Yleensä oikean asiakkaan nimi tulee valituksi jo tässä vaiheessa ja muuta ei tarvitse tehdä.

3. Jos oikea valinta ei tule suoraan aktiiviseksi alasvetovalikkoon vaan saman nimisiä asiakkaita on monta, voit vaihtaa asiakasta tästä valikosta. Voit myös valita "Hae/Lisää asiakas" sekä etsiä haluamasi asiakkaan ja liittää sen laskulle.

4. Valitse lomakkeen alareunassa olevasta pudotusvalikosta se laskutapahtuma, jonka haluat poistaa. (Valikko, jossa lukee "Muu tapahtuma" oletuksena)

5. Paina pudotusvalikon oikealla puolella olevaa "Poista tietokannasta"-painiketta.

6. Valitse ponnahdusikkunasta "Kyllä".

Nyt kyseinen laskutapahtuma on poistettu, eikä enää häiritse toimintaa. Tulevien versioiden myötä ohjelma tulee kysymään automaattisesti, haluatko poistaa myös varaukseen liittyvät laskutapahtumat, jolloin tätä menettelyä ei pitäisi enää tarvita.

Huom! Jos tulit tälle Lasku-lomakkeelle Asiakashaku-lomakkeen kautta, silloin sinun on ennen kohtaa 4. poistettava ensin tapahtumat laskulta valitsemalla kunkin laskurivin vasemmalla puolella olevasta painikkeesta "Poista".

Tulostan laskun pdf muotoon. Sivun oikeaan laitaan jää tarpeettoman paljon tyhjää tilaa. Missä vika?

Käytätte ilmeisesti Windowsin englanninkielistä versiota, jossa tulostuksen oletuskoko on Letter. Vaihtakaa Käynnistä-valikon "Devices and Printers" -kohdasta Microsoft XPS Writerin tulostusasetuksista tulosteen oletuskooksi A4. Näin tulosteen pitäisi olla jatkossa oikean kokoinen.

Päivityksen jälkeen ohjelma ei enää käynnisty. Ohjelman asennuskansioon tuli asiakashallinta.exe, jonka koko on 1 kilotavu. Missä vika? Miten tulee kuntoon?

Tietokoneella on erittäin todennäköisesti palomuuri- tai virustorjuntaohjelmisto, joka on kysynyt lupaa antaa Autoupdate.exen tehdä muutoksia tietokoneella.

Jos palomuurin, virustorjuntaohjelmiston tai Windowsin kysymyksiin vastasi tässä vaiheessa kieltävästi, Asiakashallinnan päivitys korruptoituu ja lakkaa kokonaan toimimasta. Palomuurien ja virustorjuntaohjelmistojen kysymyksiin on siis aina annettava salliva vastaus, kun kyse on päivityksestä.

Ongelman saa kuitenkin korjattua helposti lataamalla Ajas.fi sivuilta uuden "Ajas osto" -asennuspaketin ja asentamalla sen vanhan ohjelman päälle. Tässä vaiheessa tulee vaan tarkistaa, että asennuskansio on varmasti sama kuin se missä ohjelma on ennen sijainnut. Uusi asennuspaketti nimittäin käyttää eri oletushakemistoa.

Toinen vaihtoehto ongelman korjaamiseen on poistaa Ajas asennuskansiosta asiakashallinta.exe -tiedosto ja ajaa sen jälkeen kansiosta löytyvä AutoUpdate.exe. Autoupdate.exe tulee suorittaa hiiren oikealla korvalla valiten "Suorita järjestelmänvalvojana"

Olen vaihtanut varausyksikön arvoksi 60 minuuttia eikä 15 minuutin varaukset enää näy. Mikä avuksi

Varausyksikkö tarkoittaa lyhintä mahdollista aikaa, mitä ohjelman varausnäkymässä on mahdollista esittää. Näin ollen varausyksikön tulee olla aina pienempi tai yhtä suuri kuin lyhin mahdollinen tarjolla olevan palvelun pituus. Jos haluatte käyttää 60 minuutin varausyksikköä, myös palvelun pituuden tulee olla 60 minuuttia tai jokin sen monikerta.

Yritän lähettää postilla laskua. Ohjelma ilmoittaa että lähetys epäonnistui. Käytän Elisan sähköpostipalvelua

Ohjeet, joiden avulla Kolumbuksen / Elisan sähköpostipalvelu on saatu toimimaan Asiakashallinnan kanssa.

Kolumbuksen SMTP-asetukset ovat seuraavanlaiset:

Elisa sähköpostiasetukset

Kokeilkaa siis yhteysosoitteeksi seuraavia vaihtoehtoja:

• smtpa.ya.elisa.fi ( portti 578 )
• smtp.kolumbus.fi ( huom. tällöin portti 25 )

Käyttäjätunnukseksi kannattaa kokeilla myös kirjoittaa oma sähköpostiosoite, kuten Elisan ohjesivulla on mainittu.

Jos nämä eivät auta, kannattaa varmistaa Elisalta mitä asetuksia he suosittavat käyttämään esimerkiksi Microsoft Oulook -ohjelmassa.