Ero sivun ”Varauksen luonti” versioiden välillä

Ajas Asiakashallinnan ohjesivusto
Loikkaa: valikkoon, hakuun
(→‎Katso myös)
(→‎Katso myös)
 
(49 välissä olevaa versiota 3 käyttäjän tekeminä ei näytetä)
Rivi 1: Rivi 1:
 
Ajas-ohjelmaan on helppo luoda uusia ajanvarauksia asiakkaille. Tässä esimerkissä luomme uuden varauksen.
 
Ajas-ohjelmaan on helppo luoda uusia ajanvarauksia asiakkaille. Tässä esimerkissä luomme uuden varauksen.
 +
 +
== Ohjevideo ==
 +
 +
{{#ev:youtube|wz9SMDiO_PI|600}}
 +
<br>
 +
<br>
  
 
== Uuden varauksen luonti ==
 
== Uuden varauksen luonti ==
  
−
[[Kuva:Varaus_valikko.png]]
+
[[Kuva:Varauksenluonti20121.png]]
  
−
Aloita maalaamalla hiirellä varausnäkymästä se aika jolle haluat varata ajan. Tarkista että maalaat ajan oikealta päivältä ja oikealta työntekijältä. Jos olet viikkonäkymässä työntekijä pitää valita varausnäkymän yläpuolella olevasta pudotusvalikosta. Esimerkkikuvassa varaamme työntekijälle Matti Meikäläinen uuden ajan maanantaille 8.12 ajalle 8:15 - 9:15. Huomaa että solua 9:15 ei maalata vaan aika loppuu siihen. Paina seuraavaksi hiiren oikeaa painiketta ja valitse esiin tulevasta valikosta "Varaa aika". Voit myös varata ajan kaksoisklikkaamalla halutun alkamisajankohdan solua.
+
Aloita maalaamalla hiirellä varausnäkymästä se aika jolle haluat varata ajan. Tarkista että maalaat ajan oikealta päivältä ja oikealta työntekijältä. Jos olet viikkonäkymässä työntekijä pitää valita varausnäkymän yläpuolella olevasta pudotusvalikosta. Esimerkkikuvassa varaamme työntekijälle Matti Meikäläinen uuden ajan maanantaille 4.6 ajalle 8:15 - 9:15. Huomaa että solua 9:15 ei maalata vaan aika loppuu siihen. Paina seuraavaksi hiiren oikeaa painiketta ja valitse esiin tulevasta valikosta "Varaa aika". Voit myös varata ajan kaksoisklikkaamalla halutun alkamisajankohdan solua ja määrittelemällä varauksen päättymisajan seuraavassa, "Varausten hallinta" -lomakkeessa.  
  
−
[[Kuva:Varaus_lomake1.png]]
+
<br>
  
−
Aloita kirjoittamaan asiakkaan nimeä "Asiakkaan etunimi" tai "Asiakkaan sukunimi" kenttään (1). Oikealla olevaan listaan ilmestyy löytyneet asiakkaat jotka täsmäävät hakuun (2). Jos haluat luoda varauksen olemassa olevalle asiakkaalle, kaksoisklikkaa hiirellä asiakkaan nimeä listasta. Jos haluat luoda uuden asiakkaan, kirjoita asiakkaan etunimi ja sukunimi kokonaan kenttiin (1). Tässä esimerkissä luomme varauksen olemassa olevalle asiakkaalle Maija Mallikas.
+
[[Kuva:varaushallinta.png|650px]]
  
−
[[Kuva:Varaus_lomake2.png]]
+
Ohjelma avaa "Varausten hallinta" -lomakkeen.
  
−
'''(1)''' Varauksen päivämäärä, alkamisaika, kesto ja päättymisaika. Nämä tiedot täytetään automaattisesti kun varauslomake avataan suoraan ajanvarausnäkymästä kuten tässä esimerkissä. Voit kuitenkin vielä tässä vaiheessa muokata näitä jos haluat esim. muuttaa varauksen kestoa. Jos avasit varauslomakkeen solua kaksoiklikkaamalla tarkista kesto ja päättymisajankohta.
+
<br>
  
−
'''(2)''' Toimipisteen valinta. Toimipiste valitaan automaattisesti kun varauslomake avataan varausnäkymästä.
+
===Varauksen luonti vanhalle asiakkaalle===
  
−
'''(3)''' Työntekijän valinta. Tämäkin valitaan automaattisesti kun varauslomake avataan varausnäkymästä.
+
[[Kuva:varauksenluonti20123.png]]
  
−
'''(4)''' Asiakkaan nimi. Nämä täytettiin jo edellisessä kohdassa.
+
# Aloita kirjoittamalla asiakkaan nimeä hakukentään.  
 +
# Hakua vastaavat nimet ilmestyvät pudotusvalikkoon, josta voit valita hakemasi asiakkaan.
 +
# Kun pudotusvalikosta on valittuna haluamasi asiakas, klikkaa "Valitse".
 +
# Valitun asiakkaan tiedot ilmestyvät asiakkaan tietolomakkeeseen.  
  
−
'''(5)''' Varaukseen liittyvä palvelu. Palvelut pitää erikseen lisätä ohjelmaan jonka jälkeen ne löytyvät tästä pudotusvalikosta. Katso lisää kohdasta [[Palvelut]].
 
  
−
'''(6)''' Lisätietoja mahdollisista palveluista joita asiakas on toivonut varaukseen.
+
===Varauksen luonti uudelle asiakkaalle===
  
−
'''(7)''' Asiakas saattaa mahdollisesti toivoa että häntä palvelisi mies tai nainen.
+
[[Kuva:varauksenluonti20124.png]]
  
−
'''(8)''' Mahdolliset muut varaukseen liittyvät lisätiedot. Tämän kentän sisältö voidaan mahdollisesti näyttää suoraan varausnäkymässä asiakkaan nimen perässä. Tämän saa halutessaan käyttöön ohjelman asetuksista. Katso kohta [[Asetukset#N.C3.A4yt.C3.A4_varauksen_lis.C3.A4tiedot|Asetukset (Näytä varauksen lisätiedot)]].
+
Aloita klikkaamalla "Uusi asiakas".
  
−
'''(9)''' Liitetäänkö asiakas asiakaskorttiin? Jos kyse on vakituisesta asiakkaasta jolle varaat useita käyntejä kannattaa asiakas liittää asiakaskorttiin. Jos taas kyse on kertaluontoisesta varauksesta jonka asiakkaan tietoja et pidä tärkeänä, älä liitä asiakasta asiakaskorttiin. Näillä on se ero että asiakkaita haettaessa ohjelma osaa erotella asiakkaat joita ei ole liitetty asiakaskorttiin. Katso lisää kohdasta [[Asiakkaiden haku]].
 
  
−
'''(10)''' Asiakkaan puhelinnumero ja osoite. Tämä näytetään jos "Liitä asiakaskorttiin" kohta on ruksattu.
+
[[Kuva:uusi_asiakkaan_hallinta.png|650px]]
  
−
'''(11)''' Tästä napista saa avattua asiakaskortin jos haluaa tarkastella tai muokata asiakkaan tietoja.
+
Ohjelma avaa "Asiakkaan hallinta" -lomakkeen.
 +
# Täytä asiakkaan tiedot lomakkeeseen.
 +
# Kun aloitat kirjoittamaan uuden asiakkaan nimeä, ohjelma ehdottaa järjestelmässä jo olevien asiakkaiden nimiä. Tämä on hyödyllinen ominaisuus silloin, jos ei muista varmasti onko kyseinen asiakas jo vanha asiakas. Jos asiakas löytyy vanhana asiakkaana, valitse hänet kaksoisklikkaamalla nimen päällä.
 +
# Klikkaa "Tallenna".
  
−
'''(12)''' Laskutukseen liittyvät ominaisuudet. Jos haluat luoda laskun tästä varauksesta laita ruksi kohtaan "Maksetaan laskulla". Jos haluat avata laskulomakkeen heti paina "Talleta ja laskuta"-nappia. '''Huom!''' Nämä ominaisuudet eivät näy jos ohjelman lisenssi ei salli laskutusta.
+
Asiakas on nyt valittu ja ohjelma palaa takaisin "Varausten hallinta" näkymään. Voit nyt siirtyä muokkaamaan muita varauksen tietoja.
  
−
'''(13)''' Laita tähän ruksi jos haluat luoda toistuvan varauksen. Katso lisää kohdasta [[Toistuvat varaukset]]. '''Huom!''' Tämä valinta ei näy jos ohjelman lisenssi ei salli toistuvia varauksia.
 
  
−
Kun olet täyttänyt kaikki tiedot paina Tallenna-nappia (14).
+
[[Kuva:Varauksenluonti20126.png]]
  
−
[[Kuva:Varaus_vahvistus.png]]
+
'''Varauksen päivämäärä, alkamisaika, kesto ja päättymisaika'''. Nämä tiedot täytetään automaattisesti kun varauslomake avataan suoraan ajanvarausnäkymästä kuten tässä esimerkissä. Voit kuitenkin vielä tässä vaiheessa muokata näitä jos haluat esim. muuttaa varauksen kestoa. Jos avasit varauslomakkeen solua kaksoiklikkaamalla tarkista kesto ja päättymisajankohta.
  
−
Lopuksi ohjelma näyttää vahvistuksen onnistuneesta varauksesta.
+
'''Toimipiste'''. Toimipiste valitaan automaattisesti kun varauslomake avataan varausnäkymästä.
 +
 
 +
'''Työntekijä'''. Tämäkin valitaan automaattisesti kun varauslomake avataan varausnäkymästä.
 +
 
 +
'''Palvelu'''. Palvelut pitää erikseen ja etukäteen lisätä ohjelmaan. Sitten ne löytyvät tästä pudotusvalikosta. Katso lisää kohdasta [[Palvelut]].
 +
 
 +
'''Palvelun lisätiedot'''. Lisätietoja mahdollisista palveluista, joita asiakas on toivonut varaukseen.
 +
 
 +
'''Asiakkaan toiveet'''. Asiakas saattaa mahdollisesti toivoa että häntä palvelisi mies tai nainen.
 +
 
 +
'''Muut lisätiedot'''. Tämän kentän sisältö voidaan näyttää suoraan varausnäkymässä asiakkaan nimen perässä. Tämän saa halutessaan käyttöön ohjelman asetuksista, "Ulkoasu" -välilehdeltä valitsemalla "Näytä varauksen lisätiedot varausnäkymässä". Katso kohta [[Asetukset#Ulkoasu|Asetukset - Ulkoasu]].
 +
 
 +
'''Haluan varauksen toistuvan samaan aikaan'''. Laita tähän ruksi jos haluat luoda toistuvan varauksen. Katso lisää kohdasta [[Toistuvat varaukset]]. '''Huom!''' Tämä valinta ei näy jos ohjelman lisenssi ei salli toistuvia varauksia.
 +
 
 +
 
 +
[[Kuva:varauksenluonti20127.png]]
 +
 
 +
'''Normaali vai 24h varaus?''' Valitse 24h varaus, jos varaus kestää yli 24 tuntia. Tällöin toimipisteen täytyy olla asetettu olemaan auki vuorokauden ympäri ainakin kyseisinä vuorokausina! Muuten anna valinnan olla normaalissa.
 +
 
 +
 
 +
[[Kuva:varauksenluonti20128.png]]
 +
 
 +
'''Maksetaan laskulla'''. Jos haluat luoda laskun tästä varauksesta laita ruksi kohtaan "Maksetaan laskulla". Jos haluat avata laskulomakkeen heti klikkaa "Talleta ja laskuta". '''Huom!''' Nämä ominaisuudet eivät näy jos ohjelman lisenssi ei salli laskutusta.
 +
<br>
 +
'''Maksaja'''. Valitse maksaja klikkaamalla vihreää ruksia harmaan kentän vierestä.
 +
Laskuihin liittyvät ohjeet löytyvät kohdasta [[Laskutus]]
 +
 
 +
 
 +
Kun olet täyttänyt kaikki tiedot klikkaa "Tallenna".
 +
 
 +
 
 +
[[Kuva:Varauksenluonti20129.png]]
 +
 
 +
Lopuksi ohjelma näyttää vahvistuksen onnistuneesta varauksesta. Klikkaa "Ok". Tämän jälkeen varaus näkyy varausnäkymässä.
  
 
== Päällekkäinen varaus ==
 
== Päällekkäinen varaus ==
  
−
[[Kuva:Varaus_paallek.png]]
+
[[Kuva:Varauksenluonti201210.png]]
  
 
Ohjelma ei salli päällekkäisiä varauksia. Jos varaus menee päällekkäin jonkin järjestelmässä jo olevan varauksen kanssa ohjelma näyttää siitä ilmoituksen. Päivitä varausnäkymä niin näet vapaat ajat ja yritä uudelleen.
 
Ohjelma ei salli päällekkäisiä varauksia. Jos varaus menee päällekkäin jonkin järjestelmässä jo olevan varauksen kanssa ohjelma näyttää siitä ilmoituksen. Päivitä varausnäkymä niin näet vapaat ajat ja yritä uudelleen.
Rivi 54: Rivi 96:
  
 
Ajas-ohjelma tukee työvuoroja työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä voit varata aikoja pelkästään työvuorojen sallimiin aikoihin. Katso lisää kohdasta [[Työvuorot]].
 
Ajas-ohjelma tukee työvuoroja työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä voit varata aikoja pelkästään työvuorojen sallimiin aikoihin. Katso lisää kohdasta [[Työvuorot]].
 +
 +
== Aukioloajat ==
 +
 +
Varauksia voi luoda ainoastaan aikoihin jolloin kyseinen toimipiste on asetettu aukiolevaksi. Katso lisää kohdasta [[Aukioloajat]].
 +
 +
== Poissaolot ==
 +
 +
Ajas-ohjelma tukee poissaolojen asettamista työntekijöille. Poissaolevalle työntekijälle ei voi tehdä varauksia. Katso lisää kohdasta [[Poissaolot]].
 +
  
 
== Katso myös ==
 
== Katso myös ==
 +
  
 
*[[Asetukset]]
 
*[[Asetukset]]
 
*[[Asiakkaan lisäys]]
 
*[[Asiakkaan lisäys]]
 +
*[[Aukioloajat]]
 
*[[Käynnin lisäys]]
 
*[[Käynnin lisäys]]
 
*[[Palvelut]]
 
*[[Palvelut]]

Nykyinen versio 12. helmikuuta 2016 kello 11.54

Ajas-ohjelmaan on helppo luoda uusia ajanvarauksia asiakkaille. Tässä esimerkissä luomme uuden varauksen.

Ohjevideo



Uuden varauksen luonti

Varauksenluonti20121.png

Aloita maalaamalla hiirellä varausnäkymästä se aika jolle haluat varata ajan. Tarkista että maalaat ajan oikealta päivältä ja oikealta työntekijältä. Jos olet viikkonäkymässä työntekijä pitää valita varausnäkymän yläpuolella olevasta pudotusvalikosta. Esimerkkikuvassa varaamme työntekijälle Matti Meikäläinen uuden ajan maanantaille 4.6 ajalle 8:15 - 9:15. Huomaa että solua 9:15 ei maalata vaan aika loppuu siihen. Paina seuraavaksi hiiren oikeaa painiketta ja valitse esiin tulevasta valikosta "Varaa aika". Voit myös varata ajan kaksoisklikkaamalla halutun alkamisajankohdan solua ja määrittelemällä varauksen päättymisajan seuraavassa, "Varausten hallinta" -lomakkeessa.


Varaushallinta.png

Ohjelma avaa "Varausten hallinta" -lomakkeen.


Varauksen luonti vanhalle asiakkaalle

Varauksenluonti20123.png

  1. Aloita kirjoittamalla asiakkaan nimeä hakukentään.
  2. Hakua vastaavat nimet ilmestyvät pudotusvalikkoon, josta voit valita hakemasi asiakkaan.
  3. Kun pudotusvalikosta on valittuna haluamasi asiakas, klikkaa "Valitse".
  4. Valitun asiakkaan tiedot ilmestyvät asiakkaan tietolomakkeeseen.


Varauksen luonti uudelle asiakkaalle

Varauksenluonti20124.png

Aloita klikkaamalla "Uusi asiakas".


Uusi asiakkaan hallinta.png

Ohjelma avaa "Asiakkaan hallinta" -lomakkeen.

  1. Täytä asiakkaan tiedot lomakkeeseen.
  2. Kun aloitat kirjoittamaan uuden asiakkaan nimeä, ohjelma ehdottaa järjestelmässä jo olevien asiakkaiden nimiä. Tämä on hyödyllinen ominaisuus silloin, jos ei muista varmasti onko kyseinen asiakas jo vanha asiakas. Jos asiakas löytyy vanhana asiakkaana, valitse hänet kaksoisklikkaamalla nimen päällä.
  3. Klikkaa "Tallenna".

Asiakas on nyt valittu ja ohjelma palaa takaisin "Varausten hallinta" näkymään. Voit nyt siirtyä muokkaamaan muita varauksen tietoja.


Varauksenluonti20126.png

Varauksen päivämäärä, alkamisaika, kesto ja päättymisaika. Nämä tiedot täytetään automaattisesti kun varauslomake avataan suoraan ajanvarausnäkymästä kuten tässä esimerkissä. Voit kuitenkin vielä tässä vaiheessa muokata näitä jos haluat esim. muuttaa varauksen kestoa. Jos avasit varauslomakkeen solua kaksoiklikkaamalla tarkista kesto ja päättymisajankohta.

Toimipiste. Toimipiste valitaan automaattisesti kun varauslomake avataan varausnäkymästä.

Työntekijä. Tämäkin valitaan automaattisesti kun varauslomake avataan varausnäkymästä.

Palvelu. Palvelut pitää erikseen ja etukäteen lisätä ohjelmaan. Sitten ne löytyvät tästä pudotusvalikosta. Katso lisää kohdasta Palvelut.

Palvelun lisätiedot. Lisätietoja mahdollisista palveluista, joita asiakas on toivonut varaukseen.

Asiakkaan toiveet. Asiakas saattaa mahdollisesti toivoa että häntä palvelisi mies tai nainen.

Muut lisätiedot. Tämän kentän sisältö voidaan näyttää suoraan varausnäkymässä asiakkaan nimen perässä. Tämän saa halutessaan käyttöön ohjelman asetuksista, "Ulkoasu" -välilehdeltä valitsemalla "Näytä varauksen lisätiedot varausnäkymässä". Katso kohta Asetukset - Ulkoasu.

Haluan varauksen toistuvan samaan aikaan. Laita tähän ruksi jos haluat luoda toistuvan varauksen. Katso lisää kohdasta Toistuvat varaukset. Huom! Tämä valinta ei näy jos ohjelman lisenssi ei salli toistuvia varauksia.


Varauksenluonti20127.png

Normaali vai 24h varaus? Valitse 24h varaus, jos varaus kestää yli 24 tuntia. Tällöin toimipisteen täytyy olla asetettu olemaan auki vuorokauden ympäri ainakin kyseisinä vuorokausina! Muuten anna valinnan olla normaalissa.


Varauksenluonti20128.png

Maksetaan laskulla. Jos haluat luoda laskun tästä varauksesta laita ruksi kohtaan "Maksetaan laskulla". Jos haluat avata laskulomakkeen heti klikkaa "Talleta ja laskuta". Huom! Nämä ominaisuudet eivät näy jos ohjelman lisenssi ei salli laskutusta.
Maksaja. Valitse maksaja klikkaamalla vihreää ruksia harmaan kentän vierestä. Laskuihin liittyvät ohjeet löytyvät kohdasta Laskutus


Kun olet täyttänyt kaikki tiedot klikkaa "Tallenna".


Varauksenluonti20129.png

Lopuksi ohjelma näyttää vahvistuksen onnistuneesta varauksesta. Klikkaa "Ok". Tämän jälkeen varaus näkyy varausnäkymässä.

Päällekkäinen varaus

Varauksenluonti201210.png

Ohjelma ei salli päällekkäisiä varauksia. Jos varaus menee päällekkäin jonkin järjestelmässä jo olevan varauksen kanssa ohjelma näyttää siitä ilmoituksen. Päivitä varausnäkymä niin näet vapaat ajat ja yritä uudelleen.

Työvuorot

Ajas-ohjelma tukee työvuoroja työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä voit varata aikoja pelkästään työvuorojen sallimiin aikoihin. Katso lisää kohdasta Työvuorot.

Aukioloajat

Varauksia voi luoda ainoastaan aikoihin jolloin kyseinen toimipiste on asetettu aukiolevaksi. Katso lisää kohdasta Aukioloajat.

Poissaolot

Ajas-ohjelma tukee poissaolojen asettamista työntekijöille. Poissaolevalle työntekijälle ei voi tehdä varauksia. Katso lisää kohdasta Poissaolot.


Katso myös

Noudettu kohteesta http://asiakaskortisto.com/index.php?title=Varauksen_luonti&oldid=2557