Varauksen luonti

Ajas-ohjelmaan on helppo luoda uusia ajanvarauksia asiakkaille. Tässä esimerkissä luomme uuden varauksen.

Uuden varauksen luonti

Aloita maalaamalla hiirellä varausnäkymästä se aika jolle haluat varata ajan. Tarkista että maalaat ajan oikealta päivältä ja oikealta työntekijältä. Jos olet viikkonäkymässä työntekijä pitää valita varausnäkymän yläpuolella olevasta pudotusvalikosta. Esimerkkikuvassa varaamme työntekijälle Matti Meikäläinen uuden ajan maanantaille 4.6 ajalle 8:15 - 9:15. Huomaa että solua 9:15 ei maalata vaan aika loppuu siihen. Paina seuraavaksi hiiren oikeaa painiketta ja valitse esiin tulevasta valikosta "Varaa aika". Voit myös varata ajan kaksoisklikkaamalla halutun alkamisajankohdan solua ja määrittelemällä varauksen päättymisajan seuraavassa, "Varausten hallinta" -lomakkeessa.

Ohjelma avaa "Varausten hallinta" -lomakkeen.

Varauksen luonti vanhalle asiakkaalle

1. Aloita kirjoittamalla asiakkaan nimeä hakukentään.
2. Hakua vastaavat nimet ilmestyvät pudotusvalikkoon, josta voit valita hakemasi asiakkaan.
3. Kun pudotusvalikosta on valittuna haluamasi asiakas, klikkaa "Valitse".
4. Valitun asiakkaan tiedot ilmestyvät asiakkaan tietolomakkeeseen.

Varauksen luonti uudelle asiakkaalle

Aloita klikkaamalla "Uusi asiakas".

Ohjelma avaa "Asiakkaan hallinta" -lomakkeen.

1. Täytä asiakkaan tiedot lomakkeeseen.
2. Kun aloitat kirjoittamaan uuden asiakkaan nimeä, ohjelma ehdottaa järjestelmässä jo olevien asiakkaiden nimiä. Tämä on hyödyllinen ominaisuus silloin, jos ei muista varmasti onko kyseinen asiakas jo vanha asiakas. Jos asiakas löytyy vanhana asiakkaana, valitse hänet kaksoisklikkaamalla nimen päällä.
3. Klikkaa "Tallenna".

Asiakas on nyt valittu ja ohjelma palaa takaisin "Varausten hallinta" näkymään. Voit nyt siirtyä muokkaamaan muita varauksen tietoja.

Varauksen päivämäärä, alkamisaika, kesto ja päättymisaika. Nämä tiedot täytetään automaattisesti kun varauslomake avataan suoraan ajanvarausnäkymästä kuten tässä esimerkissä. Voit kuitenkin vielä tässä vaiheessa muokata näitä jos haluat esim. muuttaa varauksen kestoa. Jos avasit varauslomakkeen solua kaksoiklikkaamalla tarkista kesto ja päättymisajankohta.

Toimipiste. Toimipiste valitaan automaattisesti kun varauslomake avataan varausnäkymästä.

Työntekijä. Tämäkin valitaan automaattisesti kun varauslomake avataan varausnäkymästä.

Palvelu. Palvelut pitää erikseen ja etukäteen lisätä ohjelmaan. Sitten ne löytyvät tästä pudotusvalikosta. Katso lisää kohdasta Palvelut.

Palvelun lisätiedot. Lisätietoja mahdollisista palveluista, joita asiakas on toivonut varaukseen.

Asiakkaan toiveet. Asiakas saattaa mahdollisesti toivoa että häntä palvelisi mies tai nainen.

Muut lisätiedot. Tämän kentän sisältö voidaan näyttää suoraan varausnäkymässä asiakkaan nimen perässä. Tämän saa halutessaan käyttöön ohjelman asetuksista, "Ulkoasu" -välilehdeltä valitsemalla "Näytä varauksen lisätiedot varausnäkymässä". Katso kohta Asetukset - Ulkoasu.

Haluan varauksen toistuvan samaan aikaan. Laita tähän ruksi jos haluat luoda toistuvan varauksen. Katso lisää kohdasta Toistuvat varaukset. Huom! Tämä valinta ei näy jos ohjelman lisenssi ei salli toistuvia varauksia.

Normaali vai 24h varaus? Valitse 24h varaus, jos varaus kestää yli 24 tuntia. Tällöin toimipisteen täytyy olla asetettu olemaan auki vuorokauden ympäri ainakin kyseisinä vuorokausina! Muuten anna valinnan olla normaalissa.

Maksetaan laskulla. Jos haluat luoda laskun tästä varauksesta laita ruksi kohtaan "Maksetaan laskulla". Jos haluat avata laskulomakkeen heti klikkaa "Talleta ja laskuta". Huom! Nämä ominaisuudet eivät näy jos ohjelman lisenssi ei salli laskutusta.
Maksaja. Valitse maksaja klikkaamalla vihreää ruksia harmaan kentän vierestä. Laskuihin liittyvät ohjeet löytyvät kohdasta Laskutus

Kun olet täyttänyt kaikki tiedot klikkaa "Tallenna".

Lopuksi ohjelma näyttää vahvistuksen onnistuneesta varauksesta. Klikkaa "Ok". Tämän jälkeen varaus näkyy varausnäkymässä.

Päällekkäinen varaus

Ohjelma ei salli päällekkäisiä varauksia. Jos varaus menee päällekkäin jonkin järjestelmässä jo olevan varauksen kanssa ohjelma näyttää siitä ilmoituksen. Päivitä varausnäkymä niin näet vapaat ajat ja yritä uudelleen.

Työvuorot

Ajas-ohjelma tukee työvuoroja työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä voit varata aikoja pelkästään työvuorojen sallimiin aikoihin. Katso lisää kohdasta Työvuorot.

Aukioloajat

Varauksia voi luoda ainoastaan aikoihin jolloin kyseinen toimipiste on asetettu aukiolevaksi. Katso lisää kohdasta Aukioloajat.

Poissaolot

Ajas-ohjelma tukee poissaolojen asettamista työntekijöille. Poissaolevalle työntekijälle ei voi tehdä varauksia. Katso lisää kohdasta Poissaolot.

Katso myös

• Asetukset
• Asiakkaan lisäys
• Aukioloajat
• Käynnin lisäys
• Palvelut
• Poissaolot
• Pikavaraus
• Toistuvat varaukset
• Työvuorot
• Varausnäkymä